Destructeur de documents et RGPD : Sécurisez votre entreprise
Destructeurs de documents RGPD : Votre guide de conformité
Conformes aux exigences du RGPD, les destructeurs de documents sont devenus des instruments indispensables pour maintenir la confidentialité des données dans un univers numérisé. Dans ce contexte, non seulement la sécurité des informations sensibles est une nécessité, mais elle est également une obligation légale imposée par l'Union européenne. Les entreprises se doivent donc d'appliquer des protocoles rigoureux pour la gestion et la destruction sécurisée de leurs documents. Explorez comment ces machines peuvent être vos partenaires essentiels pour assurer à la fois la confidentialité et la conformité légale, tout en vous protégeant contre les amendes potentiellement lourdes résultant de violations de données. Il est temps d'équiper votre organisation des moyens appropriés pour une sérénité totale.
Le RGPD à quoi sert-il ?
Tout d’abord le RGPD est un règlement de l’Union Européenne visant à protéger les données personnelles des citoyens européens et à encadrer la façon dont les entreprises les gèrent et les traitent.
Ensuite, le RGPD se base sur quelques principes que les entreprises doivent respecter :
- Licéité, loyauté et transparence : les données doivent être traitées légalement et de manière loyale et transparente pour la personne concernée. Les données collectées doivent avoir un but précis, et ne pas être traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec le but.
- Minimisation des données : La collecte des données doit être limitée à ce qui est nécessaire par rapport au but pour lesquelles elles sont traitées.
- Exactitude : Les données collectées doivent être exactes et, si nécessaire, mises à jour.
- Limitation de la conservation : Les données ne doivent être conservées que pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.
- Intégrité, confidentialité et responsabilité : Le traitement des données doit être fait de manière sécurisée, y compris contre l’accès non autorisé ou le traitement illégal. De plus, le responsable du traitement doit être en mesure de démontrer la conformité avec les principes du RGPD.
Quels sont les droits des usagers ?
- Droit d’accès : Les usagers ont le droit d’accéder à leurs données personnelles et de savoir comment elles sont utilisées.
- Droit de rectification : Il est aussi de leur droit de demander la correction des données inexactes.
- Droit à l'effacement : Dans certains cas, les personnes peuvent demander l’effacement de leurs données.
- Droit à la limitation du traitement : Les usagers peuvent demander la limitation du traitement de leurs données.
- Droit à la portabilité des données : Il est de droit de recevoir les données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transférer à une autre personne responsable du traitement.
- Droit d’opposition : Les usagers ont le droit de s’opposer au traitement de leurs données dans certaines circonstances.
- Droit relatifs à la prise de décision automatisée et au profilage : Les usagers ont le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé, y compris le profilage.
Quelles sont les responsabilités des entreprises ?
- Avoir des mesures de sécurité : Les entreprises doivent mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles.
- Notification lors de la violation de données : Il doit être notifié auprès des autorités compétentes lorsque les données d’un usager ont été compromises, et dans certains cas à l'individu lui-même.
- Analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) : Dans certains cas, les entreprises doivent effectuer une AIPD pour évaluer les risques liés au traitement des données.
Désignation d’un délégué à la protection des données (DPD) : Certaines entreprises doivent désigner un DPD pour superviser les activités de traitement des données. Celui-ci sera le référent sur tous les aspects de la RGPD. Les autorités publiques, les organismes publics, les organisations dont les activités de base nécessitent un suivi régulier des données personnelles, et celles qui traitent à grande échelle des catégories de données sensibles doivent s'acquitter d’un DPD.
Destructeur de documents et RGPD, quel lien ?
Dans l’ère du numérique, le RGPD met un point d’honneur à protéger les données personnelles dans le monde virtuel. Cependant, il ne faut pas oublier que ce règlement s’applique aussi à la manipulation et à la conservation des données physiques. Ici, l’utilité d’un destructeur de documents prend tout son sens. Le RGPD stipule que les données personnelles ne doivent être conservées que pendant une période nécessaire et doivent être traitées de manière à garantir une sécurité adéquate, y compris la protection contre l’accès non autorisé ou le traitement illégal. Un destructeur de documents permet aux organisations de détruire de manière sécurisée les informations sensibles contenues dans les documents physiques, prévenant ainsi les risques de fuite d’informations et aidant à maintenir la conformité avec les directives strictes du RGPD en matière de gestion des données.
Dans le cadre des données les plus sensibles, vos destructeurs de documents doivent répondre à la norme ISO/IEC 21964. Cette norme se définit par :
- 3 classes de protection.
- 6 catégories de matériaux
- 7 niveaux de sécurité pour la destruction de données confidentielles.
Voici les 6 qualifications en fonction du support à détruire :
- H : Disque dur
- O : Supports optiques
- T : Supports de données magnétiques
- E : Supports de données électroniques
- F : Informations en format réduit
- P : Informations en format original sur papier.
Dans ce guide nous nous intéresserons donc au format papier, noté P. Pour ce qui suit nous verrons le niveau de sécurité requis en fonction de la sensibilité des données collectées.
Et donc, comment choisir un destructeur de document adapté à ses besoins ?
Avant tout, il faudra déterminer quel est le degré de confidentialité des documents à détruire. Selon s’ils comportent des informations internes sans données compromettantes ou des rapports médicaux, le niveau de sécurité demandé sera plus exigeant. Voici les différents niveaux de sécurité, allant du plus faible au plus élevé.
P-1 à P-3 : Cela concerne les documents généraux, les informations internes et les données sensibles et confidentielles. Cela englobe les catalogues, les brochures, les anciennes instructions, les lignes directes et les analyses de chiffre d’affaires. La coupe du papier varie de 12mm à 320mm².
P-4 et P-5 : Ils englobent les données confidentielles dont la divulgation entraînerait un impact considérable et pourrait enfreindre les obligations légales de l'entreprise. On peut donc y référer les soldes, les relevés de salaires, les données personnelles, les rapports médicaux, les brevets et les documents de conception. Les coupes doivent se situer entre 160mm² et 30mm², avec une coupe croisée.
P-6 et P-7 : Utilisé pour les données à sécurité maximum ou top secrète, comme les recherches et développements, les espaces officiels, les services secrets et les documents militaires. Les coupes sont croisées entre 10mm² et 5mm², ou dit micro-coupe.
En choisissant un destructeur de document, il est aussi important de vérifier le niveau sonore, car il peut être bruyant lors de l’utilisation. Chez Direct Fourniture nous vous proposons un large choix de destructeurs de documents conformes au RGPD, en voici une sélection qui répondront à vos documents les plus sensibles.
HSM Destructeur de document Securio C18 P-2, coupe droite bandes 5,8 mm, corbeille 25L
Il servira principalement à détruire les documents sans données sensibles, comme les catalogues, les brochures ou encore les anciennes instructions.
Rexel Destructeur Momentum X312 coupe croisée 12 feuilles, sécurité P-3, 23 litres
Celui-ci, avec sa coupe croisée servira pour le degré plus sensible, comme les lignes directes et les analyses de chiffre d’affaires.
HSM Destructeur de document Shredstar X10 P-4, coupe croisée particules 4,5x30mm, corbeille 20L
Avec une coupe plus étroite et toujours croisée, ce destructeur de document sera efficace pour les documents concernant les soldes, les relevés de salaires et les données personnelles.
HSM Destructeur de document Shredstar X6 Pro P-5, coupe croisée particules 2x15mm, corbeille 20L
Pour finir, notre dernier niveau de sécurité sera pour les documents avec pour données les rapports médicaux, les brevets et les documents de conception.
N’attendez plus et investissez dès aujourd’hui dans un destructeurs de documents conforme aux RGPD, et garantissez ainsi la sécurité, la conformité et la sérénité durable de votre entreprise dans la gestion responsable des données sensibles.